打印機(jī)也許是最忙碌的硬件設(shè)備。特別是企業(yè)環(huán)境下報(bào)表、總結(jié)、材料一大堆，這些繁重的打印任務(wù)往往使其不堪重負(fù)。另外，如果管理不善私自打印在企業(yè)中也十分普遍，這無疑也增加了打印機(jī)的額外負(fù)擔(dān)。那如何來提高打印效率、控制打印成本、杜絕私自打印為打印機(jī)減負(fù)呢?

一、赤手空拳，手工管理打印機(jī)

為了讓所有計(jì)算機(jī)共用一臺(tái)打印機(jī)，很多單位都是部署一臺(tái)打印服務(wù)器提供打印服務(wù)，或者將打印機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單共享。對(duì)于部署了打印服務(wù)器的單位而言，其實(shí)無須借助任何第三方工具就能實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的管理。使用系統(tǒng)自帶的管理功能可以保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性并控制成本?，F(xiàn)在我們來看看如何在不借助第三方工具的情況下赤手空拳管理網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)。

1、限制共享打印時(shí)間，杜絕私自打印

第一步：在打印服務(wù)器中打開“打印機(jī)和傳真”窗口，右鍵點(diǎn)擊共享打印機(jī)名稱(如“AGFA-AccuSet”)，選擇“屬性”，打開“AGFA-AccuSet屬性”對(duì)話框。

第二步：?jiǎn)螕?ldquo;高級(jí)”標(biāo)簽，在“高級(jí)”選項(xiàng)卡中選擇“使用時(shí)間從”單選框，并調(diào)整起止時(shí)間，最后單擊“確定”按鈕使設(shè)置生效。(圖1)

2、指派打印權(quán)限，杜絕越權(quán)打印

第一步：在“AGFA-AccuSet屬性”對(duì)話框中單擊“安全”標(biāo)簽，在“安全”選項(xiàng)卡中可以指派打印機(jī)的使用權(quán)限。默認(rèn)情況下， Everyone 組的用戶都擁有打印權(quán)限，系統(tǒng)管理員擁有打印、管理打印機(jī)和管理文檔的權(quán)限。

第二步：依次點(diǎn)擊“添加 → 高級(jí) → 立即查找”按鈕，在用戶賬戶列表中選中目標(biāo)用戶，并連續(xù)單擊“確定”按鈕返回“AGFA-AccuSet屬性”對(duì)話框。

第三步：選中“lw”賬戶，在“lw的權(quán)限”列表中選取“拒絕”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕使設(shè)置生效。(圖2)

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    3、設(shè)置組策略，杜絕“以公謀私”

用組策略禁止打印網(wǎng)頁，防止用戶打印網(wǎng)頁上的資料，如內(nèi)部技術(shù)資料或者與工作無關(guān)的資料等，具體操作步驟如下：

第一步：在“運(yùn)行”窗口中輸入“ Gpedit.msc ”回車打開組策略編輯器，依次選擇“計(jì)算機(jī)配置 → 管理模板 → 打印機(jī)”。

第二步：在右窗格中找到“基于 Web 的打印”將其禁用。(圖3)

4、打印任務(wù)多機(jī)承擔(dān)，提高效率

可以充分利用局域網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，將發(fā)送到出問題的打印機(jī)上的打印任務(wù)自動(dòng)轉(zhuǎn)到網(wǎng)絡(luò)中的其他打印機(jī)上，這樣不會(huì)影響用戶的使用，不會(huì)降低工作效率。

第一步：打開打印機(jī)屬性窗口，切換到“高級(jí)”選項(xiàng)卡，選中“使用后臺(tái)打印，以便程序更快地結(jié)束打印”選項(xiàng)，這是因?yàn)橹挥幸院笈_(tái)打印方式處理時(shí)才能進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

第二步：再切換到“端口”選項(xiàng)卡，單擊“添加端口”按鈕，在打開的窗口中選擇要添加的端口類型，然后按照“向?qū)?rdquo;提示的操作將打印端口添加進(jìn)來即可。添加好端口之后，我們就可以在“端口”選項(xiàng)卡中選擇多個(gè)端口了。(圖4)

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    5、使用分隔頁，各歸其主

當(dāng)有很多人使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)時(shí)，對(duì)于打印出來的內(nèi)容可能很難馬上找到自己所打印的內(nèi)容。此時(shí)使用分隔頁功能便可幫助用戶避免到處尋找自己打印作業(yè)的情況出現(xiàn)。

單擊打印機(jī)屬性的“高級(jí)”選項(xiàng)卡底部的“分隔頁”按鈕，在打開的窗口中單擊“瀏覽”按鈕，將系統(tǒng)提供的分隔頁添加進(jìn)來即可。例如，用戶將分隔頁設(shè)為 Sysprint.sep ，那么在每個(gè)用戶打印之前先輸出一張空白紙，這樣在區(qū)別不同用戶打印的內(nèi)容時(shí)方便了許多。(圖5)

二、神兵利器，方便管理

盡管能夠使用打印服務(wù)器自帶的功能對(duì)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)進(jìn)行高效管理，從而實(shí)現(xiàn)限制打印時(shí)間、指派打印權(quán)限等管理目標(biāo)，但功能還是較為簡(jiǎn)單。有些方面的管理還是不能兼顧，例如不能限制用戶每天、每周、每月打印的數(shù)量;不知道用戶打印的內(nèi)容，從而無法了解是否在打印私人材料等。使用PrintUsage可以非常方便地進(jìn)行打印管理，解放管理員。

1、 安裝配置

首先要在打印服務(wù)器上安裝配置 PrintUsage ，根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，我覺得在安裝配置 PrintUsage 的過程中需要注意以下幾點(diǎn)：

(1).選擇認(rèn)證模式認(rèn)證方式有“用戶認(rèn)證”和“計(jì)算機(jī)認(rèn)證”兩種方式。如果公司局域網(wǎng)基于域管理模式，且所有計(jì)算機(jī)都使用域賬號(hào)登錄，那么可以選擇“用戶認(rèn)證”的方式，否則應(yīng)當(dāng)選擇“計(jì)算機(jī)認(rèn)證”方式。默認(rèn)情況下， PrintUsage 將監(jiān)控當(dāng)前工作組或域。如果需要監(jiān)控的是其他工作組或域，那么要選擇“來自指定的域→工作組”選項(xiàng)，并選擇相應(yīng)的工作組或域名。

(2).設(shè)置控制模式在設(shè)置監(jiān)控模式時(shí)，用戶可以選擇“不控制”、“簡(jiǎn)單控制”和“高級(jí)控制”三種模式。任選一種模式后，程序均會(huì)在下方顯示該模式下可以管理控制的功能。為了實(shí)現(xiàn)較全面的管理功能，建議大家選擇“高級(jí)控制”模式。在這種模式下可以設(shè)置每張紙的成本、每個(gè)用戶的配額以及配額周期類型。例如設(shè)置每周每個(gè)用戶的配額為 10 元，每張成本為 0.1 元，那么該用戶在一周內(nèi)只能打印 100 張，超出部分則無法打印。接著還要選擇要監(jiān)控的打印機(jī)和進(jìn)行 Web 管理的賬號(hào)、密碼等信息，一般按照默認(rèn)值設(shè)置即可。(圖6)

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    2. 打印管理

在桌面上雙擊“ PrintUsage Web 管理站點(diǎn)”圖標(biāo)打開打印機(jī)管理登錄窗口。在登錄界面輸入已經(jīng)創(chuàng)建的賬號(hào)和口令登錄管理界面。 PrintUsage 對(duì)打印機(jī)的管理功能非常強(qiáng)大，在實(shí)際的管理工作中，我覺得對(duì)打印機(jī)和用戶進(jìn)行管理，以及進(jìn)行打印統(tǒng)計(jì)等方面的操作最為有用。

(1)管理打印機(jī)

對(duì)打印機(jī)進(jìn)行監(jiān)控管理可以實(shí)現(xiàn)控制打印成本，并且通過配置用戶權(quán)限可保證公司的數(shù)據(jù)安全，另外還可以根據(jù)記錄的打印信息查看所打印的文檔資料。

在管理界面窗口中，單擊“服務(wù)器組”下面的“所有打印機(jī)”選項(xiàng)，會(huì)顯示被監(jiān)控的打印機(jī)。單擊被監(jiān)控的打印機(jī)名，進(jìn)入打印機(jī)屬性窗口。在“一般信息”中可以看到該打印機(jī)的總?cè)蝿?wù)數(shù)、總頁數(shù)以及花費(fèi)的錢等信息，初次安裝配置時(shí)這些費(fèi)用都為0，而“是否受監(jiān)控”則默認(rèn)處于被選中狀態(tài)。這個(gè)設(shè)置可以有效控制打印成本。

切換到“用戶”標(biāo)簽頁，由于所有配置都繼承了默認(rèn)設(shè)置，因此現(xiàn)在無法進(jìn)行修改。單擊取消“繼承服務(wù)器設(shè)置”選項(xiàng)即可進(jìn)行設(shè)置。通過在此處設(shè)置用戶權(quán)限，可以防止公司數(shù)據(jù)被用戶竊取。對(duì)于監(jiān)控時(shí)間、文件類型和計(jì)費(fèi)選項(xiàng)的配置與“用戶”配置基本相似，在將配置保存后取消繼承權(quán)限，然后根據(jù)公司的實(shí)際使用情況作相應(yīng)的修改即可。(圖7)

(2)管理用戶

管理用戶和管理打印機(jī)比較相似。單擊“用戶組”下的“所有用戶”選項(xiàng)，接著單擊要進(jìn)行配置的計(jì)算機(jī)進(jìn)入屬性配置窗口。這里分為一般信息、打印機(jī)、監(jiān)控時(shí)間、文件類型和用戶配額等選項(xiàng)卡。

(3)報(bào)表統(tǒng)計(jì)

PrintUsage提供的很好的報(bào)表功能，這可以讓管理員了解公司內(nèi)部的打印情況。單擊“報(bào)表”項(xiàng)，軟件會(huì)提供多達(dá)五大類的報(bào)表，包括排名統(tǒng)計(jì)、任務(wù)分析、時(shí)間分析、匯總統(tǒng)計(jì)、負(fù)荷分析五類，根據(jù)需要單擊相應(yīng)的類別即可通過直觀的圖形觀察打印情況。(圖8)

總結(jié)：利用系統(tǒng)功能和第三方工具對(duì)打印進(jìn)行有效管理，極大地解放了打印機(jī)。其實(shí)，除了打印機(jī)對(duì)于其它的外圍設(shè)備比如掃描儀、移動(dòng)硬盤、數(shù)碼產(chǎn)品等我們都可以通過系統(tǒng)或者其他工具進(jìn)行有效管理。