Sime Darby預(yù)期通過(guò)惠普打印管理服務(wù)(HP Managed Print Services)在5年內(nèi)節(jié)省約692,000馬幣(約合207,000美元)。

“我們的惠普打印管理服務(wù)(HP Managed Print Services)合同為我們帶來(lái)了一套先進(jìn)而強(qiáng)大的成像和打印基礎(chǔ)架構(gòu)，不僅易于監(jiān)控和跟蹤，而且比過(guò)去更合理有序。”

——Sime Darby Berhad公司人力資源部主管Poh Chze Yub博士

企業(yè)目標(biāo)：

馬來(lái)西亞企業(yè)集團(tuán)Sime Darby需要更換其日益老化、管理起來(lái)越來(lái)越難而且費(fèi)用越來(lái)越高的多廠商成像和打印設(shè)備。除了降低成本，公司還希望能夠更高效地監(jiān)控其打印基礎(chǔ)架構(gòu)、更有效的控制打印，以使Sime Darby得以滿足不斷增長(zhǎng)的打印需求。

方法：

Sime Darby選擇與惠普簽署了惠普打印管理服務(wù)(HP Managed Print Services)合同，采用了惠普多功能打印機(jī)(MFP)。該打印機(jī)使用了SecureJet®拖放打印解決方案和Capella Technologies公司的MegaTrack打印作業(yè)跟蹤軟件。

  IT改進(jìn)：

  • 節(jié)約30%的彩色打印成本。

• 通過(guò)惠普遠(yuǎn)程監(jiān)控功能實(shí)現(xiàn)主動(dòng)故障診斷和耗材的補(bǔ)給。

業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)：

• 預(yù)計(jì)5年內(nèi)可節(jié)約692,000馬幣(約合207,000美元)的成本。

• 更有效地控制和監(jiān)視打印作業(yè)，提高安全性。

• 新的打印環(huán)境是進(jìn)一步改進(jìn)文檔管理、工作流程和合規(guī)性的基礎(chǔ)。

總部位于吉隆坡的Sime Darby Berhad業(yè)務(wù)遍及20個(gè)國(guó)家和地區(qū)，在全球范圍內(nèi)共有100,000多名員工，是一家成功的跨國(guó)企業(yè)集團(tuán)。公司宗旨是在核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域占據(jù)全球領(lǐng)先地位。

Sime Darby的核心業(yè)務(wù)包括種植、房地產(chǎn)、汽車(chē)、工業(yè)、能源和公共事業(yè)，公司在醫(yī)療衛(wèi)生市場(chǎng)上的份額也在不斷增加，目前還正在進(jìn)軍中國(guó)市場(chǎng)。2007年，公司與Golden Hope Plantations Berhad及Kumpulan Guthrie Berhad合并，成了馬來(lái)西亞國(guó)內(nèi)市場(chǎng)總值最高的公司之一，同時(shí)也是全球最大的已上市的棕櫚油生產(chǎn)商。

“總之，該項(xiàng)目幫我們搭建了一套先進(jìn)的打印和成像基礎(chǔ)架構(gòu)。它不僅運(yùn)行正常，而且為我們以高度結(jié)構(gòu)化的有效方式嘗試新業(yè)務(wù)搭建了一個(gè)平臺(tái)。”

——Sime Darby Berhad公司人力資源部主管Poh Chze Yub博士

為了穩(wěn)固并進(jìn)一步擴(kuò)展其全球業(yè)務(wù)，Sime Darby非常注重采用最先進(jìn)的技術(shù)和簡(jiǎn)化的流程。而最近，這一工作的重點(diǎn)是其成像和打印環(huán)境。#p#副標(biāo)題#e#

無(wú)法控制

這一情況始于集團(tuán)人力資源(HR)部，這里充斥著大量來(lái)自不同廠商的老舊設(shè)備，效率低下而且維護(hù)費(fèi)用很高。

Sime Darby人力資源部主管Poh Chze Yub博士表示：“該部門(mén)只有40人，卻有來(lái)自3家不同廠商的15臺(tái)設(shè)備。儲(chǔ)物柜里放滿了價(jià)值數(shù)千馬幣(RM)的不同類(lèi)型的耗材。這是一個(gè)非常棘手的問(wèn)題，因?yàn)楹牟亩际峭ǔ７菢?biāo)準(zhǔn)方式臨時(shí)購(gòu)買(mǎi)的。成像和打印設(shè)備在不斷老化，而且維護(hù)費(fèi)用非常高，而新打印機(jī)可以任沒(méi)有專(zhuān)業(yè)操作經(jīng)驗(yàn)的人隨意使用。作為身份的象征，辦公室里還有很多個(gè)人打印機(jī)，我們非常擔(dān)心會(huì)有人通過(guò)部門(mén)的3臺(tái)聯(lián)網(wǎng)打印機(jī)打印保密的人力資源文檔。”

“我們根本沒(méi)辦法控制保密性，而且打印機(jī)的使用無(wú)法得到監(jiān)視和跟蹤，因此無(wú)法制定增長(zhǎng)計(jì)劃。可以說(shuō)，打印和成像是一門(mén)黑色藝術(shù)。”

Sime Darby向惠普、理光、佳能、東芝和富士施樂(lè)招標(biāo)。3家被淘汰，東芝的產(chǎn)品太貴，而理光的機(jī)器無(wú)法和Sime Darby正在使用的HID非接觸式IC卡兼容。惠普成功地實(shí)施了一項(xiàng)為期兩個(gè)月的試驗(yàn)項(xiàng)目，最終與Sime Darby簽署了為期3年的打印管理服務(wù)(MPS)合同。Sime Darby用3臺(tái)惠普多功能打印機(jī)(MFP)替換了原有的15臺(tái)老式打印機(jī)。

然而，這才是整個(gè)故事的開(kāi)始。公司與惠普簽署的HP MPS合同非常成功，因此又簽署了一份5年期合同，由惠普為擁有1200多名員工、每年打印量超過(guò)400萬(wàn)頁(yè)的Sime Darby集團(tuán)總部提供全面的打印服務(wù)。35臺(tái)惠普多功能打印機(jī)、5臺(tái)用于特殊應(yīng)用打印的專(zhuān)用打印機(jī)和3臺(tái)經(jīng)過(guò)改造的惠普打印機(jī)取代了84臺(tái)理光、佳能和老式惠普打印機(jī)。后來(lái)，公司的5個(gè)部門(mén)總部也實(shí)施了HP MPS項(xiàng)目。

在多功能設(shè)備的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

HP MPS合同的核心是具有打印、復(fù)印、掃描和傳真功能的惠普多功能打印機(jī)。這些設(shè)備都是從惠普租賃的，每月支付使用費(fèi)，另外還要按次收費(fèi)?；萜帐褂肏P Web Jetadmin軟件來(lái)從遠(yuǎn)程進(jìn)行設(shè)備監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)故障診斷和耗材補(bǔ)充。

Sime Darby采用了JetMobile的SecureJet®安全移動(dòng)打印打印解決方案。打印作業(yè)被發(fā)送到中央服務(wù)器上，然后用戶(hù)可以從任何聯(lián)網(wǎng)的打印機(jī)上收取打印件，只需使用非接觸式IC卡進(jìn)行身份驗(yàn)證即可。此外，公司還采用了Capella Technologies公司的MegaTrack應(yīng)用，來(lái)跟蹤所有打印、復(fù)印或傳真操作。

Poh博士說(shuō)：“由于規(guī)模很大，Sime Darby選擇使用惠普這樣的1級(jí)廠商作為服務(wù)提供商，廠商的服務(wù)承諾非常關(guān)鍵?；萜赵谡袠?biāo)中脫穎而出的一個(gè)重要原因是，惠普馬來(lái)西亞團(tuán)隊(duì)能夠提供出色的售后支持服務(wù)。”

假設(shè)打印量每年以10%的速度增長(zhǎng)，按凈現(xiàn)值(NPV)為8%的方法計(jì)算總體擁有成本(TCO)，那么今后5年內(nèi)可以節(jié)約692,000馬幣(約合207,000美元)的成本。成本中約10%是購(gòu)買(mǎi)彩色打印耗材的費(fèi)用，因此Sime Darby對(duì)惠普的彩色打印耗材也留下了非常好的印象，因?yàn)檫@些材料平均要比其它同類(lèi)解決方案低30%。#p#副標(biāo)題#e#

新理念的平臺(tái)

  實(shí)施階段的一項(xiàng)重要工作是說(shuō)服Sime Darby員工同意不再使用個(gè)人打印機(jī)，轉(zhuǎn)而接受聯(lián)網(wǎng)打印的理念。首先，惠普項(xiàng)目得到了公司最高管理層的支持，然后舉行了多次“親手實(shí)踐”會(huì)議，讓員工有機(jī)會(huì)查看并了解全新的惠普打印機(jī)，然后再將他們的個(gè)人打印機(jī)撤走。讓廣大員工普遍接受這一方案的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是，每個(gè)人都不能再使用個(gè)人打印機(jī)，無(wú)一例外。

“我們是馬來(lái)西亞國(guó)內(nèi)實(shí)施這一整套功能的第一家公司;但是現(xiàn)在，人們很容易就能接受這種新解決方案，他們清楚雙面打印是強(qiáng)制性的，所有打印作業(yè)都受到跟蹤而且他們無(wú)需擔(dān)心耗材，”Poh博士說(shuō)道，“文件夾打印和電子郵件打印尤其令人驚訝，對(duì)于發(fā)布備忘錄等工作尤其有用。以前，需要將它們打印出來(lái)，簽名，然后以辦公郵件的形式發(fā)送出去。而現(xiàn)在，可以將它們掃描然后發(fā)送給特定郵件組中的收件人。通過(guò)惠普數(shù)字發(fā)送軟件(HP Digital Sending Software)實(shí)現(xiàn)這種電子通信方式將成為Sime Darby努力確保可持續(xù)發(fā)展未來(lái)這一使命和愿景的組成部分。”

Sime Darby確信，新的HP MPS協(xié)議將幫助他們節(jié)約成本，減少紙張浪費(fèi)。然而，由于最近進(jìn)行了合并，公司到現(xiàn)在為止還無(wú)法對(duì)使用新老打印環(huán)境的情況進(jìn)行直觀現(xiàn)實(shí)的對(duì)比。

Poh博士表示：“由于公司通過(guò)合并得到了發(fā)展，而且工作重點(diǎn)發(fā)生了變化，所以對(duì)成本節(jié)約情況進(jìn)行對(duì)比的條件不存在了。例如，過(guò)去紙張浪費(fèi)情況非常嚴(yán)重，但我們沒(méi)有進(jìn)行跟蹤，因?yàn)闆](méi)有合適的基礎(chǔ)架構(gòu)來(lái)完成這一工作?，F(xiàn)在，合并已完成，情況日趨穩(wěn)定，我們將能夠?yàn)槲磥?lái)得出結(jié)論創(chuàng)造有利條件。”

“總之，該項(xiàng)目幫我們搭建設(shè)了一套先進(jìn)的打印和成像基礎(chǔ)架構(gòu)。它不僅運(yùn)行正常，而且為我們以高度結(jié)構(gòu)化的有效方式嘗試新業(yè)務(wù)搭建了一個(gè)平臺(tái)。”

Sime Darby目前正在探索如何使用該基礎(chǔ)架構(gòu)來(lái)支持其法規(guī)遵從工作。由于公司正努力將業(yè)務(wù)擴(kuò)張到更多國(guó)家，這項(xiàng)工作變得越來(lái)越重要。更高效的文檔管理機(jī)制是另一個(gè)值得關(guān)注的新領(lǐng)域。通過(guò)這種新機(jī)制可以捕獲發(fā)來(lái)的文件，進(jìn)行掃描并根據(jù)條碼在工作流程內(nèi)進(jìn)行組織，確保文檔嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行處理。