Darby預(yù)期通過惠普打印管理服務(wù)(HP Managed Print Services)在5年內(nèi)節(jié)省約692,000馬幣(約合207,000美元)。

“我們的惠普打印管理服務(wù)(HP Managed Print Services)合同為我們帶來了一套先進(jìn)而強(qiáng)大的成像和打印基礎(chǔ)架構(gòu)，不僅易于監(jiān)控和跟蹤，而且比過去更合理有序。”

——Sime Darby Berhad公司人力資源部主管Poh Chze Yub博士

企業(yè)目標(biāo)：

馬來西亞企業(yè)集團(tuán)Sime Darby需要更換其日益老化、管理起來越來越難而且費(fèi)用越來越高的多廠商成像和打印設(shè)備。除了降低成本，公司還希望能夠更高效地監(jiān)控其打印基礎(chǔ)架構(gòu)、更有效的控制打印，以使Sime Darby得以滿足不斷增長的打印需求。

方法：

Sime Darby選擇與惠普簽署了惠普打印管理服務(wù)(HP Managed Print Services)合同，采用了惠普多功能打印機(jī)(MFP)。該打印機(jī)使用了SecureJet®拖放打印解決方案和Capella Technologies公司的MegaTrack打印作業(yè)跟蹤軟件。

IT改進(jìn)：

• 節(jié)約30%的彩色打印成本。

• 通過惠普遠(yuǎn)程監(jiān)控功能實(shí)現(xiàn)主動(dòng)故障診斷和耗材的補(bǔ)給。

業(yè)務(wù)優(yōu)勢：

• 預(yù)計(jì)5年內(nèi)可節(jié)約692,000馬幣(約合207,000美元)的成本。

• 更有效地控制和監(jiān)視打印作業(yè)，提高安全性。

• 新的打印環(huán)境是進(jìn)一步改進(jìn)文檔管理、工作流程和合規(guī)性的基礎(chǔ)。

總部位于吉隆坡的Sime Darby Berhad業(yè)務(wù)遍及20個(gè)國家和地區(qū)，在全球范圍內(nèi)共有100,000多名員工，是一家成功的跨國企業(yè)集團(tuán)。公司宗旨是在核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域占據(jù)全球領(lǐng)先地位。

Sime Darby的核心業(yè)務(wù)包括種植、房地產(chǎn)、汽車、工業(yè)、能源和公共事業(yè)，公司在醫(yī)療衛(wèi)生市場上的份額也在不斷增加，目前還正在進(jìn)軍中國市場。2007年，公司與Golden Hope Plantations Berhad及Kumpulan Guthrie Berhad合并，成了馬來西亞國內(nèi)市場總值最高的公司之一，同時(shí)也是全球最大的已上市的棕櫚油生產(chǎn)商。

“總之，該項(xiàng)目幫我們搭建了一套先進(jìn)的打印和成像基礎(chǔ)架構(gòu)。它不僅運(yùn)行正常，而且為我們以高度結(jié)構(gòu)化的有效方式嘗試新業(yè)務(wù)搭建了一個(gè)平臺(tái)。”

——Sime Darby Berhad公司人力資源部主管Poh Chze Yub博士

為了穩(wěn)固并進(jìn)一步擴(kuò)展其全球業(yè)務(wù)，Sime Darby非常注重采用最先進(jìn)的技術(shù)和簡化的流程。而最近，這一工作的重點(diǎn)是其成像和打印環(huán)境。 #p#副標(biāo)題#e#

  無法控制

這一情況始于集團(tuán)人力資源(HR)部，這里充斥著大量來自不同廠商的老舊設(shè)備，效率低下而且維護(hù)費(fèi)用很高。

Sime Darby人力資源部主管Poh Chze Yub博士表示：“該部門只有40人，卻有來自3家不同廠商的15臺(tái)設(shè)備。儲(chǔ)物柜里放滿了價(jià)值數(shù)千馬幣(RM)的不同類型的耗材。這是一個(gè)非常棘手的問題，因?yàn)楹牟亩际峭ǔ７菢?biāo)準(zhǔn)方式臨時(shí)購買的。成像和打印設(shè)備在不斷老化，而且維護(hù)費(fèi)用非常高，而新打印機(jī)可以任沒有專業(yè)操作經(jīng)驗(yàn)的人隨意使用。作為身份的象征，辦公室里還有很多個(gè)人打印機(jī)，我們非常擔(dān)心會(huì)有人通過部門的3臺(tái)聯(lián)網(wǎng)打印機(jī)打印保密的人力資源文檔。”

“我們根本沒辦法控制保密性，而且打印機(jī)的使用無法得到監(jiān)視和跟蹤，因此無法制定增長計(jì)劃?？梢哉f，打印和成像是一門黑色藝術(shù)。”

Sime Darby向惠普、理光、佳能、東芝和富士施樂招標(biāo)。3家被淘汰，東芝的產(chǎn)品太貴，而理光的機(jī)器無法和Sime Darby正在使用的HID非接觸式IC卡兼容?；萜粘晒Φ貙?shí)施了一項(xiàng)為期兩個(gè)月的試驗(yàn)項(xiàng)目，最終與Sime Darby簽署了為期3年的打印管理服務(wù)(MPS)合同。Sime Darby用3臺(tái)惠普多功能打印機(jī)(MFP)替換了原有的15臺(tái)老式打印機(jī)。

然而，這才是整個(gè)故事的開始。公司與惠普簽署的HP MPS合同非常成功，因此又簽署了一份5年期合同，由惠普為擁有1200多名員工、每年打印量超過400萬頁的Sime Darby集團(tuán)總部提供全面的打印服務(wù)。35臺(tái)惠普多功能打印機(jī)、5臺(tái)用于特殊應(yīng)用打印的專用打印機(jī)和3臺(tái)經(jīng)過改造的惠普打印機(jī)取代了84臺(tái)理光、佳能和老式惠普打印機(jī)。后來，公司的5個(gè)部門總部也實(shí)施了HP MPS項(xiàng)目。

  在多功能設(shè)備的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

HP MPS合同的核心是具有打印、復(fù)印、掃描和傳真功能的惠普多功能打印機(jī)。這些設(shè)備都是從惠普租賃的，每月支付使用費(fèi)，另外還要按次收費(fèi)?；萜帐褂肏P Web Jetadmin軟件來從遠(yuǎn)程進(jìn)行設(shè)備監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)故障診斷和耗材補(bǔ)充。

Sime Darby采用了JetMobile的SecureJet®安全移動(dòng)打印打印解決方案。打印作業(yè)被發(fā)送到中央服務(wù)器上，然后用戶可以從任何聯(lián)網(wǎng)的打印機(jī)上收取打印件，只需使用非接觸式IC卡進(jìn)行身份驗(yàn)證即可。此外，公司還采用了Capella Technologies公司的MegaTrack應(yīng)用，來跟蹤所有打印、復(fù)印或傳真操作。

Poh博士說：“由于規(guī)模很大，Sime Darby選擇使用惠普這樣的1級(jí)廠商作為服務(wù)提供商，廠商的服務(wù)承諾非常關(guān)鍵。惠普在招標(biāo)中脫穎而出的一個(gè)重要原因是，惠普馬來西亞團(tuán)隊(duì)能夠提供出色的售后支持服務(wù)。”

假設(shè)打印量每年以10%的速度增長，按凈現(xiàn)值(NPV)為8%的方法計(jì)算總體擁有成本(TCO)，那么今后5年內(nèi)可以節(jié)約692,000馬幣(約合207,000美元)的成本。成本中約10%是購買彩色打印耗材的費(fèi)用，因此Sime Darby對(duì)惠普的彩色打印耗材也留下了非常好的印象，因?yàn)檫@些材料平均要比其它同類解決方案低30%。#p#副標(biāo)題#e#

　　新理念的平臺(tái)

 實(shí)施階段的一項(xiàng)重要工作是說服Sime Darby員工同意不再使用個(gè)人打印機(jī)，轉(zhuǎn)而接受聯(lián)網(wǎng)打印的理念。首先，惠普項(xiàng)目得到了公司最高管理層的支持，然后舉行了多次“親手實(shí)踐”會(huì)議，讓員工有機(jī)會(huì)查看并了解全新的惠普打印機(jī)，然后再將他們的個(gè)人打印機(jī)撤走。讓廣大員工普遍接受這一方案的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是，每個(gè)人都不能再使用個(gè)人打印機(jī)，無一例外。

“我們是馬來西亞國內(nèi)實(shí)施這一整套功能的第一家公司;但是現(xiàn)在，人們很容易就能接受這種新解決方案，他們清楚雙面打印是強(qiáng)制性的，所有打印作業(yè)都受到跟蹤而且他們無需擔(dān)心耗材，”Poh博士說道，“文件夾打印和電子郵件打印尤其令人驚訝，對(duì)于發(fā)布備忘錄等工作尤其有用。以前，需要將它們打印出來，簽名，然后以辦公郵件的形式發(fā)送出去。而現(xiàn)在，可以將它們掃描然后發(fā)送給特定郵件組中的收件人。通過惠普數(shù)字發(fā)送軟件(HP Digital Sending Software)實(shí)現(xiàn)這種電子通信方式將成為Sime Darby努力確?？沙掷m(xù)發(fā)展未來這一使命和愿景的組成部分。”

Sime Darby確信，新的HP MPS協(xié)議將幫助他們節(jié)約成本，減少紙張浪費(fèi)。然而，由于最近進(jìn)行了合并，公司到現(xiàn)在為止還無法對(duì)使用新老打印環(huán)境的情況進(jìn)行直觀現(xiàn)實(shí)的對(duì)比。

Poh博士表示：“由于公司通過合并得到了發(fā)展，而且工作重點(diǎn)發(fā)生了變化，所以對(duì)成本節(jié)約情況進(jìn)行對(duì)比的條件不存在了。例如，過去紙張浪費(fèi)情況非常嚴(yán)重，但我們沒有進(jìn)行跟蹤，因?yàn)闆]有合適的基礎(chǔ)架構(gòu)來完成這一工作?，F(xiàn)在，合并已完成，情況日趨穩(wěn)定，我們將能夠?yàn)槲磥淼贸鼋Y(jié)論創(chuàng)造有利條件。”

“總之，該項(xiàng)目幫我們搭建設(shè)了一套先進(jìn)的打印和成像基礎(chǔ)架構(gòu)。它不僅運(yùn)行正常，而且為我們以高度結(jié)構(gòu)化的有效方式嘗試新業(yè)務(wù)搭建了一個(gè)平臺(tái)。”

Sime Darby目前正在探索如何使用該基礎(chǔ)架構(gòu)來支持其法規(guī)遵從工作。由于公司正努力將業(yè)務(wù)擴(kuò)張到更多國家，這項(xiàng)工作變得越來越重要。更高效的文檔管理機(jī)制是另一個(gè)值得關(guān)注的新領(lǐng)域。通過這種新機(jī)制可以捕獲發(fā)來的文件，進(jìn)行掃描并根據(jù)條碼在工作流程內(nèi)進(jìn)行組織，確保文檔嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行處理。