現(xiàn)代企業(yè)的辦公已經和過去有了天壤之別，無論是在產品的更新?lián)Q代、信息化需求還是在具體的應用模式上。相比過去，現(xiàn)在的企業(yè)辦公更追求高效率、迅速反應、管理條理化。因此對于產品的選擇，不僅僅是能夠完成日常的打印輸出要求，更多的，是解決高效控制，一體化信息化以及權限設置等需求。

面對種種實際存在的需求，對于企業(yè)采購者，首先應該是明確自己的企業(yè)定位和日常辦公的需求。這是采購流程的最初步驟也是最重要的步驟。企業(yè)需求將直接決定所采購的辦公設備的性能和功能。所以對于現(xiàn)代化的企業(yè)辦公而言，不能把選購標準只是放在基本打印和復印的輸出上，對于采購者，應該多方位地考慮產品的綜合表現(xiàn)。比如：

需求點一：產品的多功能。企業(yè)辦公的需求多種多樣，除了基本的輸出之外，還應該具有針對性的應用，這也是為什么現(xiàn)在復合機大行其道的原因。企業(yè)不應只是在某個單項功能上需要突出表現(xiàn)，而應該在產品的功能性和實用性上進行均衡的選擇。不同的部門應該具備符合其特殊需求的產品，而不是采用單一的產品進行集中辦公作業(yè)。要具有針對性的針對不同需求給予一體化解決方案。

需求點二：準確靈活性。產品應該能夠滿足用戶不同樣式、不同格式甚至是不同配置的需求，例如彩色黑白集于一體、單面或雙面、不同打印質量的需求等等。靈活的產品配置讓企業(yè)間的各個部門可以按照自己的實際工作環(huán)境“有的放矢”的完成辦公作業(yè)。這不僅提高了辦公效率，而且還節(jié)省了統(tǒng)一辦公所帶來的不必要的設備荒廢現(xiàn)象。

表現(xiàn)三：數(shù)字傳送的安全和準確。隨著網絡化、信息化在企業(yè)辦公中的地位越來越重要，應該充分考慮產品在數(shù)字化傳送上的能力和表現(xiàn)。數(shù)字化傳送不僅簡化了文件處理流程，而且還可以實現(xiàn)電子郵件發(fā)送、數(shù)字傳真或以數(shù)字形式捕獲紙文檔，同時將其納入業(yè)務工作流程之中。

表現(xiàn)四：產品的穩(wěn)定性和可靠性。這一點主要指的是產品在運行性能上的表現(xiàn)，是否穩(wěn)定可靠，皮實耐用;是否能夠做到維護保養(yǎng)及時，售后服務完善，技術保障有力。對于企業(yè)辦公而言，產品的穩(wěn)定性直接決定了辦公效率的高低。正確的科學的產品采購在提高辦公穩(wěn)定性的同時還能降低后期維護的成本，因此，選擇穩(wěn)定可靠的產品是采購中需要格外關注的。

表現(xiàn)五：采購成本與使用成本的綜合考慮。采購成本只是一方面，在產品成本上要全方位地考慮，例如單張使用成本，維護成本等。#p#副標題#e#

針對以上的需求分析，我們可以按照部門級需求將產品進行網絡化布局，也可以采用集中輸出的模式。針對不同部門的需求，設置打印權限來加以控制。這樣既可以滿足不同部門之間的差別需求，也可以滿足集中辦公輸出的需求。

例如采用集中輸出的產品中，可以選擇具有打印、復印、掃描和傳真以及數(shù)碼發(fā)送的功能MFP產品。那么對于產品的基本性能需求，例如針對50人的工作組，可以要求基本性能為：打印，每分鐘可以打印20-30頁左右A4幅面的文檔，打印分辨率可以達到600×600dpi;復印，每分鐘可以復印20-30頁左右A4幅面的文檔，復印分辨率可以達到600×600dpi，并且具有從掃描儀到玻璃稿臺25-400%的復印縮放功能。而且為了滿足企業(yè)文檔多樣性的需求，還需要在掃描功能上加以掃描速度的需求，以及多種掃描模式的需求。例如可要求可掃描的文件格式應該具有PDF、JPEG、TIFF、MTIFF等格式。

此外為了滿足企業(yè)用戶的集中輸出需求，還可以針對這種集中輸出的設備加以內置B的硬盤，這樣可以針對集中輸出的數(shù)據進行直接輸出，以保證數(shù)據的通暢。當然月打印負荷量也是非常重要的，例如一個50人的工作組，月負荷應該在200000頁左右。

說到這里，其實可以介紹一些企業(yè)目前提供的類似的硬件解決方案。例如惠普的平衡部署，柯尼卡美能達提供的高端定制復合機的企業(yè)文件管理系統(tǒng)等等。無論是哪一種，都是通過明確需求來實現(xiàn)硬件解決方案，以幫助企業(yè)在內部合理調配，實現(xiàn)快速靈活的應用，從而為企業(yè)辦公節(jié)省了時間。

目前，很多打印辦公設備廠商都提供了豐富的企業(yè)選件：企業(yè)可以根據自己的需求來選擇產品的選配件。這種靈活的應用不僅可以為企業(yè)提高產品的適用性，也為企業(yè)的多樣化使用提供了不同的針對性選擇。而在網絡連接與管理方面，企業(yè)還可以利用廠商配備的軟件通過標準WEB瀏覽器，在打印環(huán)境中為用戶提供打印或打印機的管理功能，并且可以自動發(fā)現(xiàn)新產品，遠程執(zhí)行所有的安裝、配置、故障排除和維護任務。

因此，辦公一體化的高效辦公，不僅僅是一個概念，更多還要求企業(yè)采購者對于產品自身的了解，以及企業(yè)需求定位的準確，才可以實現(xiàn)。