有數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，辦公使用的成本約30%是被不正當(dāng)?shù)氖褂美速M(fèi)掉的，作為企業(yè)的管理者，不論是在耗材的節(jié)約上，在管理上同樣也要防止鋪張浪費(fèi)，最大限度的節(jié)約辦公成本。管理不佳的打印設(shè)備就像沒有關(guān)緊的水龍頭，將企業(yè)的利潤滴滴流走，現(xiàn)在，該到CIO擰緊水龍頭的時(shí)候了。用戶對打印機(jī)的護(hù)忽視，致使付出了許多無謂的成本。

在很多企業(yè)，尤其是一些管理松散的企業(yè)，員工利用公司的打印資源打印私用資料的風(fēng)氣讓人瞠目結(jié)舌，打印的私用資料如：網(wǎng)絡(luò)小說、時(shí)事新聞、私人照片、圖片及其他資料。據(jù)一家全球主流打印機(jī)廠商調(diào)查，辦公室內(nèi)的打印成本浪費(fèi)率高達(dá)40%，25%為打印與工作無關(guān)的私用資料，15%則是不負(fù)責(zé)任的打印浪費(fèi)。

一個(gè)朋友在裝飾房子前的一個(gè)月，每天上班時(shí)在網(wǎng)上查找了一大堆關(guān)于裝飾知識、裝飾公司、裝飾材料、裝飾設(shè)計(jì)、裝飾圖片等資料，然后打印出來帶回家和女友一起商量。他打印的這些資料，相當(dāng)于他兩年內(nèi)正常工作的打印量，僅彩色圖片就打印了300多張，其中還有不少是通過照片打印機(jī)打印的。

鑒于對企業(yè)打印成本的浪費(fèi)，讓企業(yè)管理更加集中化，在成本的節(jié)約和使用上，前期的集中管理的投入上必定能給企業(yè)帶來更低的后續(xù)使用成本。需要對企業(yè)做出判斷，推薦相對應(yīng)的解決方案，企業(yè)的管理應(yīng)當(dāng)重視這部分隱性成本。#p#副標(biāo)題#e#

如何集中文件打印管理

通過打印機(jī)的管理軟件對日常打印進(jìn)行管理和監(jiān)控，這是有效文件打印管理的有效措施。顧名思義，打印管理軟件最重要的功能還是對打印的管理和監(jiān)控。對于單臺網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的環(huán)境來說，管理功能集中在對各個(gè)部門打印控制。例如：設(shè)置拒絕打印的文檔類型和文檔名關(guān)鍵字進(jìn)行過濾，通過設(shè)置打印時(shí)間段來限制打印等，可以從一定程度上緩解打印浪費(fèi)的現(xiàn)象。

對于應(yīng)用多臺網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)或打印服務(wù)器的環(huán)境來說，管理功能還可以起到協(xié)調(diào)打印資源，提高打印效率的作用。用戶可以對打印服務(wù)器、打印機(jī)、各部門用戶組進(jìn)行分別設(shè)置，根據(jù)不同的打印數(shù)量、紙張尺寸、打印速度等要求，為多個(gè)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)設(shè)置不同的優(yōu)先級。

對于監(jiān)控功能，我們更加熟悉的可能是對打印隊(duì)列狀態(tài)、墨盒狀態(tài)、打印機(jī)工作和故障情況等網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)自身的監(jiān)控。實(shí)際上，好的打印管理軟件還可以查看各個(gè)部門的打印頁數(shù)、打印時(shí)間、計(jì)算機(jī)名、紙張大小，甚至是打印內(nèi)容，并保存成日志供管理人員統(tǒng)計(jì)分析。

不論管理還是監(jiān)控來說，最終目的還是節(jié)約網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的打印成本。因此，打印管理軟件的計(jì)費(fèi)功能同樣十分重要。它可以在統(tǒng)計(jì)某個(gè)部門、某個(gè)時(shí)間段內(nèi)打印量的基礎(chǔ)上，根據(jù)用戶自己設(shè)置的計(jì)費(fèi)方式計(jì)算出這個(gè)部門的打印費(fèi)用，進(jìn)而分析整個(gè)企業(yè)的打印費(fèi)用支出。讓打印有據(jù)可查，不再鋪張浪費(fèi)，有效的節(jié)約辦公成本。

集中管理成為打印未來趨勢

集中文件管理給每一個(gè)企業(yè)都帶來了成本的巨大節(jié)約，作為企業(yè)的管理者，清晰的對辦公成本支出的賬單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，能給企業(yè)的帶來其中不必要的隱形浪費(fèi)，帶來的回報(bào)同樣是巨大的。

對企業(yè)CIO來說，提高企業(yè)核心競爭力，一方面通過降低成本和提高生產(chǎn)力，另一方面關(guān)注綠色環(huán)保，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)的發(fā)展。引導(dǎo)用戶關(guān)注打印環(huán)境管理尤為重要，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的精準(zhǔn)打印，節(jié)約不必要的浪費(fèi)，讓辦公更加高效合理的支出是眾多企業(yè)面臨的管理問題。

成本控制是企業(yè)管理的一個(gè)重要方面，成本控制水平的高低也直接影響到企業(yè)管理水平的高低。因此，不斷引進(jìn)先進(jìn)的成本控制理念和方法是提高企業(yè)管理者管理水平的重要途徑之一。其中，辦公中的打印成本是很重要的一個(gè)方面。面對眾多企業(yè)的成本控制問題，集中管理模式在未來將逐漸發(fā)展成為固定模式被普及，將會有越來越多的管理者對這塊成本進(jìn)行重視，受益的終究是企業(yè)自身。